Stappenplan voor een succesvol functioneringsgesprek

Functioneringsgesprek

Het jaarlijkse functioneringsgesprek is voor veel medewerkers een vervelende ‘must’. Ze zien er tegenop en in het ergste geval levert het slapeloze nachten op. Wat voor commentaar zal mijn leidinggevende dit jaar hebben?

Omdat het vaak nog wordt gezien als een beoordelingsgesprek nemen werknemers een afwachtende in plaats van proactieve houding aan. De manager is vooral aan het woord, ze laten zich overrompelen en na afloop hebben ze niet gezegd wat ze eigenlijk hadden willen zeggen. Het is niet helder wat er nu van ze verwacht wordt; de gestelde doelen zijn onduidelijk en vaag.

Het toch al beladen gesprek loopt op deze manier uit op een teleurstelling. Je baalt van je eigen optreden en het maakt je onzeker over je functioneren en je loopbaan.

Maar dat kan echt anders! Een functioneringsgesprek hoort geen eenrichtingsverkeer te zijn. Je hoeft zo’n gesprek niet afwachtend te ‘ondergaan’ maar pak juist je kansen door een proactieve houding aan te nemen.

Je dient het gesprek dan ook goed voor te bereiden. Alleen op die manier zorg je ervoor dat jij de touwtjes in handen neemt en het functioneringsgesprek je juist gaat helpen om vooruit te komen in je carrière en ontwikkeling.

Om je te helpen met de voorbereiding voor je functioneringsgesprek volgt hierbij een stappenplan:

Voorbereidingsplan voor een succesvol functioneringsgesprek.

1)  Zorg ervoor dat je de kaders van het gesprek helder hebt. Hoe lang is het gesprek? Wat is de doelstelling? De agenda?

2)  Blik terug op al je werkzaamheden en projecten het afgelopen jaar. Als je het niet meer precies weet pak dan je agenda erbij en kijk wat je kunt achterhalen. Ook je mailbox kan je daarbij helpen. Waar ben je tevreden over? Waar liggen volgens jou verbeterpunten? Uiteraard ga je vanaf nu zo’n lijstje bijhouden voor de volgende keer ;-).

3)  Lees je functieomschrijving nog eens kritisch door. Leg dit vervolgens naast je lijstje met werkzaamheden. Wat komt overeen? Waar ben je niet voldoende aan toegekomen? Wat heb je extra gedaan?

4)  Bepaal je eigen doelen voor het komende jaar. Wat zou je willen doen, ontwikkelen, leren? Hoe wil jij je carrière verder vorm geven binnen de organisatie? Een proactieve houding wordt altijd gewaardeerd! Wat zou je anders willen? Wellicht zijn er zaken waarover je niet tevreden bent. Slik ze niet in, dit is HET moment om het er een keer rustig over te hebben.

5)  Bepaal wat je daarvoor nodig hebt van je leidinggevende en de organisatie. Zoek voor je gesprek uit of er een (persoonlijk) budget beschikbaar is voor coaching, training en/of opleidingen. Hiervoor kun je meestal bij je HR-afdeling terecht.


Nog een paar tips tot slot:

  • Zorg ervoor dat het geen eenrichtingsverkeer wordt en alleen je leidinggevende aan het woord is. Wellicht heb je zelf ook zaken die je kwijt wilt, vragen of wensen die je hebt.
  • Geef ook je leidinggevende feedback! Het is natuurlijk niet de bedoeling dat het een functioneringsgesprek voor je leidinggevende wordt, maar wellicht wil je iets kwijt over jullie samenwerking en de behoeften die je daarin hebt.
  • Controleer of de doelen die je gesteld worden voor het komende jaar SMART zijn (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Pas dan kunnen de resultaten aan het eind van het jaar goed getoetst worden.
  • Laat belangrijke zaken nooit liggen totdat je je functioneringsgesprek hebt. Zorg ervoor dat je regelmatig een 1-op-1 overleg hebt met je leidinggevende, waarin je je vragen, problemen en behoeften tijdig kunt bespreken.

Met een gedegen voorbereiding zorg je ervoor dat je met zelfvertrouwen je functioneringsgesprek in gaat. Daarmee verhoog je enorm de kans op een constructief gesprek en creëer je voor jezelf weer een prettig werkjaar met duidelijke verwachtingen van beide kanten. En uiteindelijk zal dat je verder brengen in je loopbaan en (persoonlijke) ontwikkeling!

***

Reacties op dit artikel zijn welkom via de knop ‘Reageer op dit artikel’.

© 2013 Gertrud de Witte – ESENZIA WerkGelukCoaching, alle rechten voorbehouden.

 

 

Similar Posts

2 Comments

  1. Goede tip om regelmatig 1-op-1 gesprekken te hebben. In gesprek blijven over zaken helpt om dingen sneller op te lossen. Toch heb ik wel het gevoel dat je een planningsgesprek verwerkt in het functioneringsgesprek. Naar mijn idee moet het doel (te behalen resultaten over het jaar) al helder zijn. Het functioneringsgesprek is dan meer toetsing of de doelen nog steeds haalbaar zijn.

  2. Helemaal mee eens Audrey! In een functioneringsgesprek zouden geen verrassingen naar boven mogen komen; eigenlijk meer een samenvatting van wat er in de afgelopen tijd al besproken is tussen werknemer en leidinggevende.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *