Mailstress?! (Gastblog)

Weer terug van vakantie wacht er een enorme bak e-mail op me in mijn inbox. Heerlijk het grootste deel van de tijd tijdens de vakantie verstoken zijn van wifi was erg rustgevend. Ik heb maar twee keer mail kunnen door lopen.

Meldingen van groepen van LinkedIn had ik uitgezet, dus dat scheelde enorm. Verder vooral veel spam. Ondanks een strak afgesteld spamfilter ontvang ik een paar honderd mails van online casino’s, reclame voor penisvergrotingen en diëten in een paar weken tijd.

Zo goed is Google dus ook niet: ik ben vrouw en weeg nog geen 50 kilo. Blokkeren die handel. Niet dat het helpt, maar ik probeer het toch maar.

Mail over dingen die geweest zijn gaan ongelezen weg. Interessante nieuwsbrieven parkeer ik even voor een rustig leesmoment. Blijft de serieuze mail achter. Aangezien iedereen goed op de hoogte was van wanneer ik op vakantie was, is het beantwoorden daarvan goed te doen.

foto blog Mailstress

Binnen middelgrote en grote bedrijven kan dat anders liggen. Daar gaat de mailstroom over het algemeen genadeloos door of zitten er ladingen in de cc. Net terug van je vakantie, stap je midden in de mailstress.

Het is dan niet handig om bij de oudste mail te beginnen en de hele berg maar door te spitten.  Je kunt om te beginnen de mail niet sorteren op datum, maar op afzender. Zo kun je al een mailconversatie filteren, maar er is in nieuwere versies van Outlook ook een handige manier om mailconversaties over hetzelfde onderwerp, maar van verschillende mensen, te bundelen. Als je een mailtje geopend hebt, vind je op het lint onder het verrekijkertje voor zoeken “gerelateerd”. Je krijgt dan alle mail van die conversatie te zien. Handig!

Verder weet je van te voren dat die berg er waarschijnlijk is. Je kunt er dus rekening mee houden, door in je planning meer ruimte voor mailafhandeling te hanteren dan je anders doet.

Wat cc betreft is het verstandig om af te spreken dat daar geen directe vragen in zitten aan degene in de cc. Dat is echt het paard achter de wagen spannen, en een veel gemaakte fout. Zorg dat cc automatisch naar de map cc gaat, zodat je het kunt raadplegen als de noodzaak daar is. CC betekent Carbon Copy. Het is het carbonpapiertje van vroeger, dat het archief in ging om bij noodzaak geraadpleegd te worden. Niet geschikt om mensen direct over zaken te informeren. Stuur dan maar liever een directe mail of een korte samenvatting.

Veel succes met het wegwerken van je mailberg!

***

Dit is een gastblog van collega Carla van Wees.

© Carla van Wees –  All in Place – www.allinplace.nl 

Similar Posts

2 Comments

  1. Ik was een heerlijk weekje weggeweest naar en fantastisch hotel en kwam inderdaad terug op mijn werk en mijn inbox liep overvol. Het was echt een grote hoop en kon het overzicht niet meer zien. Gelukkig hebben mijn collega’s mij geholpen!

    1. Dat klinkt als een stel fijne collega’s Karlien!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *